【教員のタスク管理】ToDoリストを1枚にまとめてはならない理由と対処法。
こんにちは。
先生の働き方を「らしさ」で設計する ライフコーチの蒼井櫻子です。
「毎日残業続きで仕事が終わらない……」
「ToDoリストを書いているのに、なぜかいつも退勤が遅くなってしまう」
そんな風に悩んでいる先生はいませんか
実は、一生懸命な先生ほど陥りがちな「ToDoリストの罠」があるんです。
先日のインスタライブでもお話ししましたが、以下に一つでも当てはまるなら、あなたの能力のせいではなく、ToDoリストの「書き方」を変えるタイミングかもしれません。
ToDoリストを書いても、結局いつも終わらなくて自己嫌悪になる
大きな付箋や紙に「やるべきこと」をズラーッと書き出している
「今日中にやらなきゃ」と自分を追い詰めて、毎日クタクタになっている
今回は、心を軽くして効率的に業務をこなすためのタスク管理術をお届けします。
※ インスタライブのアーカイブを「ながら聴き」したい方はこちら からどうぞ🎧
【教員の働き方】真面目な先生がやってはいけないToDoリストの書き方
まずは、仕事が終わらないと悩む真面目な先生ほどやってしまいがちな「NGなタスク管理」を2つご紹介します。
① タスクに（◯日まで）と期限だけを入れる
「◯日までに提出」とだけ手帳やカレンダーに書く先生。
それ、実際に「いつやるか」まで決めましたか？
いつやるかを確定しておかないと、結局は締切日の直前になって焦ることになります。
いざ作業を始めてから「え、こんな下準備が要るの？」「意外に時間かかるなぁ」と気づき、結果的に残業を延ばして身を削るハメになってしまうのです。
締め切り日よりも、2～3日手前までには完了できるように、あらかじめ日程を決めておきましょう。
② 大きな紙に、全タスクを一気に書き出す
「今週やること」を全部1枚で見えるように書くと、視覚から入る情報量が多すぎて、脳に大きな負担がかかります。
脳が「うわ、無理！めんどくさい！」と拒絶しちゃうんですね。
その結果、脳のエネルギーが奪われ、気分に流されて緊急性のない仕事に手をつけたり、目の前に降ってきた雑務を深く考えずに処理して一日が終わったりしてしまいます。
【業務効率化】今日やる分だけを、手帳のバーチカルに「分ける」
では、仕事が終わらない状況から抜け出すにはどうすればいいのでしょうか？
対策の一つ目は、「タスクを小分けにして、やる日ごとにバラバラに分ける」ことです。
細分化した作業を、バーチカル手帳の各日付の欄に割り振ってしまいます。
「今日見るのは、今日の日付の下にある3つだけ」
これだけで、視覚的なプレッシャーが減り、驚くほど集中力が上がります。
その日のタスクが終わればしっかり達成感や自己効力感（やればできるという感覚）が得られるので、脳にとっても最高のご褒美になります。
タスクの細分化がうまくいかない人は、完了時点から一つずつ手順を戻していく「逆算」がおすすめです。
例えばテスト作成なら、保管庫に入れるところや解説作成の段階から逆算していくんです。
問題を作るだけでなく、採点基準の確定、校正など、必要な作業をよーく思い出して追加・修正しましょう。
さらに、「どんな外的・内的妨害が起きそうか」を映像としてありありとイメージし、そのときの対応までセットで考えておくと、突発的な業務にも焦らなくなります。
外的妨害…誰かに話しかけられたり、トラブル対応に迫られたりすること。
内的妨害…あなた自身のなかで起きること。作業中に思いついたアイディアに固執したり、完璧主義にとらわれたりすること。
【ストレスを溜めないコツ】「今日できることを明日に延ばすな」の呪いを破る
よく「今日できることは、明日に延ばすな」って言われますよね。
でも、責任感が強くて真面目な先生ほど、全部が「今日できること」に思えてきませんか？
若手教員だったころの私は「寝なくていいなら、これも今日できるな」と考えてしまい、仕事の境目がわからなくなっていました。
身を削る選択が当たり前になりすぎて、疑問すら持てなくなっていたんです。
心当たりのある先生は、今日から自分を守るルールを決めましょう。
「時間のかかる重たいタスクは、1日3つまで」
書類提出などのこまごまとした雑務はもう少しあってもOKですが、熟考が必要なことや、上司・同僚への確認が必要な重い業務は、できるだけ数を絞ります。
途中で思いついてやりたくなっても、あえて明日に延ばしてください。
働きすぎで倒れた過去を持つ私が、元上司に言われて今でも大切にしている言葉があります。
「明日できることは、今日やるな」
ついつい仕事を増やしそうになったら、この言葉を思い出してくださいね。
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計画的な働き方も、効率的な業務設計も、すべての根本は「自己理解」です。
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