手帳を相棒にして、サッサと帰る方法３選。
女性教員専門ライフコーチの蒼井櫻子です。
「早く帰りたい！」
そう思うとき、大抵の人は【時短術・仕事術を収集】するか、【手帳を買う】という行動に出ます。
もちろん、私もそうです。
現在、A5サイズのバーチカル手帳を使用している私ですが、ここに至るには長い道のりがありました。
- ノベルティのマンスリー手帳
- storage.it
- 和田裕美の営業手帳
- ほぼ日手帳カズン
- EDiT
- 隂山手帳
- バレットジャーナル その他諸々
結局、私はCITTA手帳をはじめとするA5サイズ・バーチカルタイプに落ち着きました。
今回は、手帳をフル活用する方法３つをお伝えします。
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１ 手帳は外付けハードディスクである
ノートも同じ理由で使っていますが、記憶媒体なのです。
頭で覚えていることが少ないと、スムーズに軽く思考・作業をすることができます。
主任に依頼された学年通信を書きながら、
「〇〇委員会の資料もつくらなきゃいけないんだった」
「△△のテスト、どこまで考えたっけ…？」
「A先生に確認することがあったなぁ」
…と、別のタスクを頭の中で回していると、集中できませんよね。
こういったことをすべて手帳に書き出して、心おきなく目の前の仕事に集中できるようにします。
この利点は２つ。
- 覚えない。迷わない。
見れば書いてあるので、次に何をすればいいか考えなくていい。
- 書いていないタスクはやらない。
思い出しても、気づいてもすぐにはやらない。
手帳のやることリストに入れて、優先順位を決め直す。
２ 手帳は理由になる
- 仕事を断る理由になる。
仕事を頼まれたら、相手の目の前で「ちょっと待ってくださいね」と手帳を開きます。
手帳をマメにつける人はそんなにいませんから「この人、多忙かも」と思われたり、勘のいい人であればギッシリ書いた手帳を見て、「また今度お願いします」と言ってくれたりします。
あなたに余裕がないときや、断りにくいと感じるときは「これだけ詰まっているんですよ」と手帳をチラチラ見せてみましょう。
「やる人がいないから、私がやるしかない」と考えるのは危険です。
あなたのパワーは無尽蔵ではありませんね。
やる人がいないのは、他の人も電池切れまたはタスクが溢れている状態。
何より、依頼された側が仕事の采配について配慮する必要はないのです。
それは上司・管理職の職掌なのですから。
- 頑張る理由になる
手帳には「自分時間でやりたいこと」「楽しみ」「習いごと」を書いておきます。
できるだけ開始時刻を書いておくといいです。
それまでに終わらせようという意識が強くなります。
目の前に人参をぶら下げるような感覚ですね。
- 帰る理由になる
「帰る」というタスクを、時間つきで手帳に書いておきます。
さらに、手前には「職員室を出る」「車に乗る」と書き足します。
例）
16:50 職員室を出る
17:00 帰る
帰り支度を始める時間や、朝に家を出る時間も書いておくといいです。
そうすれば、間違いなく目標退勤時刻に間に合わせようとします。
職員室で、手帳を見ながら帰り支度をしていると「この人は時間を気にして動いている」と認識されるようになります。
どうしても罪悪感のある先生は「そろそろ帰らなきゃ！」と口に出しながら支度をしてみてください。
何しろ、「帰る」という超重要な用事があなたにはあるのです。
３ ウィークリーページで長期タスクを片付ける
手帳で長期のタスクを管理することができます。
長期とは、週や月をまたぐ仕事ですね。
手帳に書き込む前の準備は以下の通り。
① 年間カレンダーや大きな紙に長期タスクを書き出す。
年間カレンダーは、学校でもらえるものでも、ウェブ上でダウンロードできるものでもOK。
② 大きなタスクを「動作ベース」で細分化する。
例）図版を加工する、〇〇の資料を収集する、課題を箇条書きにする
③ 細分化したタスクを週に割り振る。
ウィークリーページに「今週は〇〇まで完了」と大きく記入。
週に割り振ったタスクを各日時に割り振る。
この時点で「〇時 図版を加工する」という予定になっています。
このとき、公式に指示された締切よりも前に【自分用の締切日】を目立たせて書きます。
公式よりも２～３日は早く出すように設定します。
当日に間に合わせたのに、修正の指示がきたら辛すぎますよね。
補足 書くところありすぎる問題
手帳が長続きしない理由の一つに「書くところがありすぎる問題」が隠れていると考えています。
マンスリー、ガントチャート、今月の目標、一行日記などなど。
手帳を書くのに不安のある人や、初めて使うという人は、ウィークリーページだけ使ってみてください。
かくいう私も、基本的にはウィークリーページだけしか見ません。
見開き１ページだけで、すべてが片付くのであちこち見る必要がないのです。
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さて、今回は先生のための手帳活用法３選をご紹介しました。
以上のような仕事の仕方を実現するために、週末のプランニングタイムに１～２時間割きます。
週の残業が10～15時間という先生は少なくないはず。
それをゼロにできるなら、コスパがいいと私は考えています。
残念ながら「仕事が終わる」ということはありません。
一つ片付けば、新たに出てくる。
次の仕事が始まるだけです。
だから、どこかで「今日はここまで！」と線引きする必要があります。
それをやってくれるのが手帳なのです。
まずは、手始めに「職員室を出る」時間を設定してみませんか？
タスク管理の仕方をもっと知りたい！という方は、ホームページの【無料プレゼント】をご覧くださいね。
