流れるように動く。「配置だけ」で仕事を減らすコツ。
女性教員専門ライフコーチの蒼井櫻子です。
「先生のためのプランニング講座」では、働きすぎる理由を思考から見直し、新しい働き方をつくっています。
手帳を使う理由は３つ。
- 作業にかかる時間を予測するには、データが必要だから。
- 仕事中に迷ったり、考えたりして時間・労力をロスするのを防ぐため。
- 優先順位のつけ方や仕事の取捨選択に思考が現れるから。
ぜひお読みのあなたも、手帳に計画と実績（実際に何をして、何分かかったか）を記録してみてください。
１週間を俯瞰してみると、ご自身の思考のルールが見えてくるはずですよ。
思考が手帳に現れるということは、逆に手帳の書き方を変えれば思考を変えるきっかけづくりもできるということ。
手帳と同じようにきっかけづくりとなるのが、「職員室のデスクまわり」です。
今回は、「流れるように作業するためのデスクのレイアウト」についてまとめてみました。
「探す」・「取り出す」・「確認する」を極限まで短くする。
デスクがもので溢れていると…
「どれから手を付けたらいいの？」
「どこに何があるんだっけ？」と
混乱したり、探しものをしたりして時間を消費してしまいますよね。
できれば、探す・取り出す・確認するに時間や手間をかけたくないはず。
デスクのレイアウトを工夫すると、動作の少なさやスムーズさに馴れるため、「無駄」に気づきやすくなるので、今回は３つお伝えしますね。
1. シンプルにものを減らす
職員室にある、ご自身のデスクをイメージしてください。
おなかの部分に平たい幅広の引き出し、右側に３段の引き出しがありますね。
右側の上中下段について見ていきましょう。
上段に入れるものは、文具のみ。
採点用のペン１本、３色ボールペン、ダブルクリップ、ゼムクリップ、画鋲（クリップ・画鋲は蓋つきのケースに入れる）、テープのり、修正テープ、はさみ、カッター、カッターマット、定規、手紙セット
クリップ、画鋲、手紙セット以外は１つだけを上段に入れます。
１つしかなければ、使用後に必ず定位置にしまうので、どこにいった？が発生しないようにします。
さらに「どのペンを使おうかな～？」も発生しないようにします（迷うのが楽しい！という先生にはおすすめしません(;^_^A）。
だからこそ、職員室のデスクにはお気に入りの一軍文具を入れておくのです。
私のお気に入りはぺんてるの「ビクーニャインキ」。
ボールペンの替え芯です。
いろいろ試した結果、私が機嫌よく使えるのはこのインクでした。
では、２個以上もっていたらどうするの？
それは中段にまとめて入れるか、教室のお道具箱に入れるか、同僚にあげちゃいます。
ものを減らすという意味では、紙の資料をできるだけデータ管理（PDF、写真）することも大事ですよね。
私は出張関係の書類はサッと写真に撮って原本を出張申請に使用していましたし、模試・入試の過去問はPDF管理にしたため、本棚での管理は少なくなりました。
2. 机上の配置で探しものを減らす
利き手か、利き手じゃないか？でものを配置します。
私は右が利き手なので、以下そのようにご理解ください。
デスクの右半分にノートPCと手帳を置きます。
厳密にいうと、PCの後ろに手帳を閉じて配置。
マウスは使わず、トラックパッドとショートカットキーで済ませます。
デスクの左半分の奥側には書類（ブックスタンド）を置きます。
ここに入る書類も一軍のみ。絶対に見るものをクリアファイルにいれ、背の部分にマスキングテープで印を書いておきます。
ファイルのなかには「出す」「見る」といった、大雑把なカテゴリーのものもあります。
- 「出す」…事務室・管理職、研究会、所属委員会、学年への提出物
- 「見る」…教務関係、行事の進行表、生徒指導細則
意外に、探しものを減らすにはカテゴリーを大雑把にしたほうがいいという結論に至りました。
個人事業主として起業した今でも、教員時代には「保険」「年金」などと区分けしていたものを「確定申告に要るもの」とざっくりしたことで、大事な書類を探すストレスから解放されました。
さて、ペーパーレスが進む現代ですが、「これは紙でほしいなぁ」と思うことがありますよね。
とはいえ、基準がなければ紙が増える一方です。
参考までに私の基準を書いておきますね。
- 一覧性が必要なもの
- 頻繁に見るもの
ピンポイントで知りたい情報を探すよりも、一目で情報を読み取る必要がある。
そういうものは印刷しておく方が探す手間が省けます（教務や生徒指導関係のルール）。
一覧性といえば、【デスクマット】がいい仕事をしてくれます。
デスクの左側手前にあたる部分に、縮小コピーした時間割、行事予定、クラスの座席表を入れておきます。
右側にPCを置いているので、その情報は視線を動かすだけでサッと確認することができます。
このように瞬時に全体を見る必要のある場合は、ローテクがいいですね。
私が紙の手帳を使う理由は、こういうところにもあります。
3. 場所を固定する
あれ～どこやったっけ…？をなくします。
おなかの正面にある幅広の引き出しにはPC。
右側上段には文具。
中段にはコーヒー、茶葉、軽くつまむもの、使わない文具・背の高い文具、スタンプ。
下段は年に１～２回しか見ない内規、外に出しておけない書類、ケーブル類。
そして何より「出したら仕舞う」を徹底することですね。
ボールペンでしたら、教室に持っていくカゴかバッグのなかでもいいし、ネームプレートのストラップに引っ掛けるのもありかもしれません。
よく動かすものや見るものは、動線を意識して配置していくとストレスなく作業を進めることができますよ。
どうでしたか？
これらの考え方に馴れてくると、平素の業務に関してもアイディアが浮かんできます。
「もっとこうしたら、子どもたちが楽に動けるんじゃないかな」
「これはなくしてもいいかも！」といった具合に。
まだまだ変えられることがあるかもしれない！という心構えでいると、今まで面倒だった業務も「改善できる対象」としてみることができますよ。
簡単に、楽にやることはあなたの仕事の質を高めてくれますから、ぜひ活用してみてくださいね。
