「計画通り」にいく人は、現実を受け容れている。
女性教員専門ライフコーチ 蒼井櫻子です。
私の発信を見てくださる先生には
- バーチカルタイプの手帳を使い始めた
- 「やらないタスクを消す」に取り組まれている方
- やっているけど、思うようにいかない方
それぞれいらっしゃると思います。
手帳を使ったプランニングで、うまくいかないときのお悩みに「計画通りにタスクが終わらない」というものがあります。
今日は、それを解消する３ステップを紹介しますね。
１．現実を受け容れる
手帳を使う際に肝心なのは、計画を立てる前に「記録する」ことですよね。
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どんなタスクに、何分・何時間かかるか？
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記録をすることで、まるでパズルをはめていくように計画を立てることができます。
また、目標の退勤時刻までに、自分が使える時間・できるタスクの数を視覚化することもできます。
簡単に復習したところで、自分の手帳をよーく見てみましょう。
こんな現象が発生していませんか？
例）
【記録】
会議資料の作成にいつも１時間前後かかる
【計画】
会議資料を「30分」でつくる
意外に多いのが、計画を立てるときに「願望」「期待」を書いてしまうことなんです。
無論、１時間かかる仕事を30分で片づけられたら嬉しいですよね？
でも、これまでのデータが「１時間前後かかる」と言っているなら、これからも同じなんです。
頭の回転が急に上がるとか、手の動きが早くなるなんてことはまずありません。
まずは「１時間前後」から「１時間以内」に確実に収めるところから始めましょう。
２．内容と方法を再検討する
１分メイクで有名なYouTuberのあいりさん、ご存じですか？
１分で終わらせるため、道具をそろえたり、塗り方を変えたり、過程を省いたりしているんです。
それでも時間内には満足いくものにはなりません（それが売りの動画だと思いますけどね…(*‘∀‘) 私は2017年ごろからファンです）。
時間を短縮するには、工夫が必要なんです。
- Excel,スプレッドシートを勉強して試す
- 付箋での連絡をやめ、チャットにする
- 細分化したタスクを一部省略する
- 別件のタスクを組み合わせる
内容や方法について、抜本的に見直します。
場合によっては、大きなタスク自体を思い切って完全削除してしまうことだってあります。
補足１ 作業１回で終わらせない。
「まとまった時間がないとできない」と感じる仕事ってありますよね？
実は、そうでもないことが多いです。
会議資料の作成をまかされているとします。
- ノートにざっくり資料のレイアウトをえがく
- レイアウトをPCでつくる
- 審議事項のリストを打ち込む
- 提案者にデータを共有、入力を依頼
各タスク10～15分でできるものになります。
そして、一つずつ完了していくごとに「仕事は進んでいる」と自覚することです。
補足２ 「６割」で済ませる
完璧主義が発動してしまう人は「６割」を意識しましょう。
完璧主義さんだからこそ「６割」と私はお伝えしています。
「８割」と伝えても、ほぼ変わらないからです…（でもわかる）( ；∀；)
「６割」とは…
- 文頭が微妙にそろわない
- 句読点のない文がある
- 表の微妙なズレ
- 違う表現がある気がする
…という「ちょっと直したい」レベルです。
統計を見て議論するような場合をのぞき、学校で行われる会議において資料自体は重視されません。
会議資料は、式次第のようなものとして利用されることが多いと思います。
見るからに誤字がある！
数字が間違っている！
ということでなければ、そのまま上司の先生に見せてみてください。
ちょっと勇気が要りますが、やってみてください。
そして、修正の指示が出たらそこだけ直す。
スルーされれば、それでOK。
存外、修正箇所が予想と違うこともあります。
もし、完璧主義モードになったら「資料作成の専門家ではないから」と声掛けをして止めちゃいましょう。
３．現状の0.3歩先を目指してプランニングする
毎週、少しずつ変わることを意識しましょう。
１時間かかる作業が、翌週から急に30分で済むということはありません。
この場合の0.3歩は「１時間以内に収める」とか「55分で片づける」でしょう。
すると、確実に達成するために留意点を洗い出すことになるはずです。
- 作業中は話しかけられないようにする。
別室でやる。周りの先生に「〇時まで声掛けないで」と伝える。耳栓を使ってみる。
- ほかのタスクを思いついたら、着手しないで手帳に書いて待機させる。
- 昨年度の資料を書き換えるだけにする。
このように新しい方法を試して、どうなるか確認していきましょう。
多忙になってくるときほど、手帳を開く時間を５分でもつくってみてください。
整理がつかなくなって、目の前に降ってきた仕事に着手すると、仕事や時間に追われる元の生活に戻ってしまいます。
手帳時間をケチると、もっと膨大な時間を一気に溶かしてしまいます。
叶えたい生活から遠ざかってしまうのは、もったいないですよね。
紹介した３ステップ、試してみてくださいね。